Veel organisaties zijn volop in beweging. Zeker op IT-gebied verandert er veel. Nieuwe systemen, processen of werkwijzen worden ingevoerd om efficiënter te werken of beter samen te werken. Soms gaat het om kleine aanpassingen. Maar steeds vaker raken de veranderingen de kern van het werk. En daarmee raken ze ook de medewerkers. Dáár begint communicatie écht van betekenis te worden.
Als communicatieadviseur bevind je je midden in die dynamiek. Je ziet de impact van veranderingen op mensen, én je ziet hoe communicatie daarin het verschil kan maken. Deze blog helpt je om die rol nog scherper te pakken: als luisteraar, verbinder en – steeds vaker – als informele verandermanager. Want dat is wat het werk vraagt.
De kloof tussen plan en praktijk
Het is een herkenbaar beeld: tijdens een bijeenkomst vertelt het management vol vuur over een veelbelovend verbetertraject. Met een strakke presentatie worden de voordelen uit de doeken gedaan. Alles wordt straks beter, slimmer en gemakkelijker. Op papier klopt het allemaal. De projectleiding is enthousiast, de planning staat. Maar in de zaal blijft het stil. Blikken dwalen af, vragen blijven uit. Geen weerstand, maar ook geen energie.
Gedragsverandering begint namelijk niet met een praatplaat of nieuwsbrief, maar met aanvoelen wat er leeft. Met luisteren. Waar staan mensen in de verandering? Begrijpen ze de urgentie? Voelen ze zich gehoord? Zijn ze bang om iets kwijt te raken?
“Medewerkers zijn niet zo gauw verandermoe. Ze willen best, maar moeten dan wel begrijpen waarom het gebeurt, wat het voor hun werk betekent, wat er van hen verwacht wordt en hoe ze worden ondersteund.”
― Claudia Schutter, communicatieadviseur
Van communiceren naar veranderen
In veel organisaties is er nog geen expliciete rol voor verandermanagement. En als die er wel is, blijft die vaak beperkt tot proces en planning. De menselijke kant: gedrag, gevoel, energie, komt dan vaak bij communicatie te liggen. Niet omdat het zo bedacht is, maar omdat jij als communicatieadviseur daar wél oog voor hebt.
In de praktijk betekent dat: signalen oppikken, zorgen vertalen, verhalen ophalen en richting geven. Geen zenden, maar duiden. Geen stappenplan, maar voelsprieten. Steeds vaker vervul je als communicatieadviseur dus óók de rol van verandermanager. Misschien niet op papier, maar zeker in de praktijk.
Lees de energie
Als communicatieadviseur heb je een unieke positie. Je zit vaak aan tafel bij zowel het project als bij de lijn, je hebt geen belang anders dan het verhaal goed en eerlijk overbrengen. Maak daar gebruik van. Voel wat er speelt. Ga op zoek naar het organisatiehumeur. Wie zijn de voorlopers? Waar zit de twijfel? Wat wordt er tussen de regels door gezegd?
Van weerstand naar inzicht
Investeer samen met de projectleiding in het in kaart brengen van het speelveld. Wie zijn de stakeholders, en waar zitten ze in de verandering? Nog in de ontkenning? Al in de acceptatie? Kijk niet alleen naar de formele functies, maar ook naar de informele invloed: wie heeft gezag in de groep, zonder dat op papier te hebben?
Zet leidinggevenden in hun kracht
En vergeet de leidinggevenden in de lijn niet. Zij zijn cruciaal voor succesvolle gedragsverandering. Tegelijk zitten zij vaak in de klem. Aan de ene kant is er het hoger management dat de verandering wil laten slagen. Aan de andere kant hun team, vol vragen en onzekerheid. Leidinggevenden willen het goed doen, maar weten soms niet hoe. Wie leidinggevenden goed ondersteunt, helpt niet alleen hun team, maar versterkt de hele verandering.
Help hen om hun rol te pakken. Geef ze bijvoorbeeld een helder veranderverhaal, Q&A’s, infosessies, praatplaten of andere visuele middelen. Zorg dat ze hun medewerkers kunnen informeren én naar hen kunnen luisteren. Want pas als mensen begrijpen wat een verandering voor hún werk betekent, komt er ruimte voor beweging.
Kleine stappen, echte verhalen
Introduceer informatie gefaseerd. Projectteams zijn vaak maanden vooruit, medewerkers leven in het hier en nu. Breng de verandering terug naar de praktijk van alledag. Maak het zo concreet mogelijk. Wat verandert er bijvoorbeeld voor een zorgmedewerker aan het bed? Of voor een backoffice collega met 20 jaar ervaring?
Ga actief op zoek naar die verhalen. Koppel ze aan de koers van de organisatie, geef woorden aan het ongemak én het perspectief. Want iets nieuws beginnen betekent ook afscheid nemen van het oude. Benoem dat. Veranderen is spannend, en dat is oké.
Vier het samen
Veranderen is een gezamenlijke prestatie. Vier mijlpalen niet alleen met het projectteam, maar met iedereen die geraakt wordt door de verandering. Zo maak je het zichtbaar én voelbaar.
Tot slot
Communicatie is geen sluitpost in verandertrajecten. Het is de brug tussen beleid en beleving. Tussen systeem en emotie. Tussen willen en doen. Dus blijf luisteren. Want dáár begint gedragsverandering. Goede communicatie vraagt om strategische keuzes, focus én de flexibiliteit om mee te bewegen met wat mensen onderweg nodig hebben. Dát brengt beweging en maakt het verschil.
Weten wat wij voor jou kunnen betekenen?
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.