Het veranderverhaal in een praatplaat

Communicatie rondom veranderingen is een thema waar wij communicatieprofessionals regelmatig mee te maken krijgen. Cruciaal in die verandercommunicatie is juiste en tijdige beeldvorming over de noodzaak van de verandering, het perspectief én de weg ernaar toe (het proces). Melanie en Ghislaine adviseerden de afdeling Stadsbeheer van de gemeente Maastricht, toen die voor een grote veranderopgave stond die veel medewerkers zou raken. Centraal hierin stond de vraag: hoe zorgen we voor een consistente communicatieboodschap en hoe maken we deze voor iedereen in de organisatie tastbaar en zichtbaar?

Een veranderverhaal

Om de medewerkers van Stadsbeheer bij de organisatieverandering te betrekken maakten we een veranderverhaal. Hierin beschreven we het waarom, hoe en wat van het traject. We lieten het veranderverhaal door bureau Getekend Verslag visualiseren in een praatplaat. De (stijl van deze) praatplaat was vervolgens de basis voor álle middelen die we ontwikkelden. Een praatplaat is een laagdrempelige manier om informatie te verwerken. Dit sloot goed aan bij de manier van werken binnen Stadsbeheer.

Onze aanpak

Het proces om te komen tot de praatplaat is minstens zo belangrijk als het eindproduct zelf. Door het samen te doen, werk je aan draagvlak én sluit je beter aan bij wensen, behoeften en beleefwereld. Bij het ontwikkelen van de praatplaat betrokken we naast de verandermanager ook de doelgroep zelf (de medewerkers) en cruciale spelers, zoals de (team)leiders en de afdeling P&O. Die samenwerking bleek, ook toen de praatplaat eenmaal af was, cruciaal. Je moet er immers ook voor zorgen dat ‘ie (effectief) gebruikt wordt! Onze aanpak bestond uit zes stappen.

Bekijk de praatplaat in het groot

1. Verkennen

We nemen bij dit soort opdrachten altijd eerst een duik in de organisatie en de materie. In dit geval interviewden we diverse medewerkers van verschillende lagen en teams binnen Stadsbeheer om een indruk te krijgen van de organisatie en de opgave, en van het beeld en het gevoel dat medewerkers daarbij hadden. En uiteraard verdiepten we ons ook in de plannen die al op papier stonden.

2. Vormen

Samen stelden we vervolgens het verhaal op. We maakten een opbouw die antwoord gaf op de vragen: waarom is veranderen nodig, wat is het doel, hoe wil de organisatie veranderen en wat betekent dit voor de medewerkers. Daarna begon de zoektocht naar de juiste woorden. Het was balanceren tussen managementjargon en de taal van de werkvloer.

3. Tekenen

De tekenaar van Getekend Verslag hielp ons met het vinden van de juiste stijl. Hoe konden we het zo persoonlijk mogelijk maken, zodat de collega’s van Stadsbeheer zichzelf en de stad erin zouden herkennen?

4. Testen

De schets van de praatplaat toetsten we bij een testpanel; een groep medewerkers die een afspiegeling is van de organisatie. We vroegen naar de eerste indruk, de begrijpelijkheid van de teksten en of de plaatjes passen bij Stadsbeheer.

5. Faciliteren

De praatplaat is meer dan een mooie tekening: het is een instrument om het gesprek met de medewerkers aan te gaan. Het middenkader (de leidinggevende laag tussen de verandermanager en de werkvloer) is een belangrijke schakel. Hoe hielpen we deze (team)leiders om hun rol in de organisatieverandering goed te pakken?

We stelden een toolbox samen van middelen waarmee ze met hun medewerkers konden communiceren over de veranderingen. In deze gereedschapskist zit (naast de praatplaat) ook een handreiking en een presentatie. In de handreiking staat per blok van de praatplaat een uitgeschreven tekst.

Om abstracte onderdelen van de praatplaat nóg concreter te maken, zijn de verandermanager en de (team)leiders in een praatsessie op zoek gegaan naar praktijkvoorbeelden. Die verwerkten we in de handreiking. Deze gezamenlijke exercitie leverde ook op dat het veranderverhaal nog meer eigen werd.

6. Uitrollen

Vervolgens zorgden we ervoor dat de gereedschapskist op een centrale plek op de server kwam te staan; goed toegankelijk voor de verandermanager en de (team)leiders. Daarnaast kwam de (stijl van de) praatplaat in alle communicatie-uitingen terug: van nieuwsflits tot posters.

Staat jouw organisatie ook voor een veranderopgave?

Neem contact op voor een persoonlijke kennismaking.

043 356 78 50
communicatie@facetn.nl