Til je communicatie(team) naar een hoger niveau
Regelmatig krijgen we de vraag om te helpen met het beter inrichten van het communicatieteam. Bijvoorbeeld omdat de organisatie in ontwikkeling is. Omdat de buitenwereld kritisch naar de organisatie kijkt. Of omdat de organisatie andere verwachtingen heeft dan het team waarmaakt. We kunnen echter pas over de structuur nadenken als er een eenduidig beeld is van de communicatie(functie) in de organisatie. Begin daarom altijd bij de basis: een visie op communicatie en de rol van de professionals. Wij ondersteunen organisaties met het ontwikkelen van zo’n communicatie(dienstverlenings)visie.
In een communicatie(dienstverlenings)visie leggen we vast wat binnen de organisatie wordt verstaan onder goede communicatie en wat de rol van de communicatieafdeling daarin is. Vervolgens gaan we het zo organiseren dat het ook werkt. Voor elke organisatie is dit anders. Maar in essentie gaat het altijd over het verbeteren van de afstemming tussen de behoeften van de organisatie en die van de communicatieprofessionals.
Bewezen methode voor communicatie in positie
In onze aanpak brengen we in vier stappen focus en structuur aan in je communicatie(team). Deze methode is deels gebaseerd op ‘Het Communicatiehuis’ van Betteke van Ruler. Belangrijk is dat we deze stappen samen met de organisatie doorlopen. Alles wat we ophalen, leggen we terug bij degenen die input leveren. Op die manier toetsen we of de beelden die wij hebben, overeenkomen met de beleving van de geïnterviewden. Zo zorgen we meteen voor draagvlak voor ons advies.
1. Informatie ophalen in de organisatie
De opgaven en uitdagingen van de organisatie zijn bepalend. Eerst brengen we in kaart wat er speelt: ontwikkelingen, veranderingen, een nieuwe koers, prioriteiten en issues. Vervolgens gaan we in gesprek met sleutelfiguren (o.a. directie, management, projectleiders) over de communicatie en de rol van het communicatieteam. Ook praten we met de communicatieprofessionals zelf: Hoe kijken zij aan tegen hun rol in de organisatie? Wat vinden zij belangrijk in hun vak? Wat gaat goed en waar lopen ze tegenaan?
2. Focus aanbrengen in de communicatie
De input uit stap 1 zetten we af tegen onze professionele blik. In ons advies, toegesneden op de organisatie, benoemen we wat er aan communicatie nodig is, wat de visie op communicatie is binnen de organisatie en welke afspraken daarover intern gemaakt moeten worden. Aan de hand van de communicatierollen in een organisatie maken we inzichtelijk wat de communicatieprofessionals kunnen doen en wat de rol van anderen (sleutelfiguren, afdelingen) is in de communicatie. Hieruit vloeit het aanbod van de communicatieafdeling voort: waar ze van is, wat ze doet en waar ze op aangesproken mag worden.
“Er lag een professioneel, helder advies over de toekomstige inrichting en positie van het communicatieteam Sociaal Domein. Alle betrokkenen waren gehoord en gekend en de inbreng was zorgvuldig verwerkt in het advies. Het sloot goed aan op de praktijk.”
― Wim Ortjens, manager afdeling Communicatie gemeente Maastricht
3. De communicatie zo organiseren dat het werkt
In stap 2 hebben we bepaald waar de focus moet liggen. In de volgende stap vertalen we dit naar de organisatie van de communicatie: de omvang en inrichting van het team, plek in de organisatie, functieprofielen en taken. Meestal kunnen we dat concreet maken, met namen en rugnummers. Soms is het gat tussen de huidige situatie en het ideaalplaatje echter zo groot, dat we een stip op de horizon schetsen waarnaar toegewerkt kan worden.
4. Het vervolgtraject beschrijven
Door de drie voorgaande stappen te doorlopen, staat het advies als een huis. En mede door onze gesprekken in de organisatie is er ruimte voor verandering gecreëerd. We vinden het belangrijk dat de organisatie dan meteen kan doorpakken. Daarom sluiten we ons advies altijd af met de vervolgstappen die nodig zijn om het te realiseren.
Expertise versus verantwoordelijkheid
Een communicatieteam dat in positie is, is de spil in de dialoog met stakeholders en draagt bij aan draagvlak en een positief imago. Je weet nu dat je dit kunt bereiken door binnen de organisatie een visie te ontwikkelen op de communicatie én op de dienstverlening van de professionals. Maar besef dat de verantwoordelijkheid voor communicatie bij de hele organisatie ligt. En dat het daarom belangrijk is om ook aandacht te besteden aan de rol van de andere spelers in de communicatie.
Voor wie deden we dit al?
In de ruim 25 jaar dat Facet& bestaat, hebben we uiteenlopende organisaties mogen helpen bij het in positie brengen van hun communicatie. Een aantal recente opdrachtgevers: Waterschap Limburg, Wonen Zuid, Sociaal Domein van de gemeente Maastricht, HEEMwonen en gemeente Gulpen-Wittem.
Benieuwd hoe wij kunnen helpen om je communicatie(team) verder te brengen?
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.